管理者へのアドバイス
TL; DR： 生産性、セキュリティ、コンプライアンスを最適化するには、サードパーティのメール クライアントの使用を停止してください。Google 管理コンソールでそれらのアクセスを直ちにブロックしてください。
Google Workspace クライアントをオンボーディングする際、Outlook、Apple Mail、その他のサードパーティのメール アプリケーション経由で Gmail にアクセスするユーザーによく遭遇します。このような行為は生産性を制限するだけでなく、会社のデータを重大なリスクにさらします。
Gmailがより安全な理由
Gmail は、スパム、フィッシング、マルウェアの 99.9% をブロックして受信トレイに届きません。まれに悪意のあるメールが届いた場合、Gmail はユーザーにその潜在的な危険性を警告します。これらのセキュリティ警告は、Outlook や Apple Mail などのサードパーティのメール クライアントでは表示されないため、脆弱性が高まります。
さらに、ユーザーが Gmail で悪意のある添付ファイルをクリックすると、添付ファイルはクラウドで安全に開かれるため、マルウェアやランサムウェアがデバイスや会社のデータを感染させるのを防ぎます。一方、サードパーティのメール クライアントは添付ファイルをユーザーのデバイス上で開くため、害を及ぼす可能性があります。
Gmail はすべてのメールの会話をクラウドに保存し、デバイスが紛失または盗難にあった場合でも、権限のないユーザーがそれらにアクセスできないようにします。ユーザーのパスワードが変更されたり、アクセスが取り消されたりすると、Gmail のメッセージにアクセスできなくなります。サードパーティのメール クライアントは、ActiveSync、IMAP、POP などのプロトコルを使用してメッセージをローカルにダウンロードし、誰でも読むことができるようにします。
Gmail は、その固有のセキュリティ機能により、Apple Mail や Outlook などの危険なサードパーティのメール クライアントよりも優れた選択肢となっています。しかし、それだけではありません。生産性も向上します。
Gmail がより生産的になる理由
メールの管理は簡単なはずですが、サードパーティのメール クライアントを使用すると時間がかかることがよくあります。Gmail はクラウドベースの人工知能と機械学習を活用して、ユーザーがメールをより効率的に管理できるようにし、より重要なタスクに時間を割けるようにします。
Google ドライブ アクセス チェッカーは、メールに添付された Google ドライブ ファイルへの適切なアクセス権を受信者が持っているかどうかを自動的に確認します。アクセス権がない場合、Gmail は送信者にワンクリックでアクセス権を付与するオプションを提供します。サードパーティのメール クライアントは、アクセス権を確認せずに Google ドライブ リンクを送信するため、不要なやり取りが発生します。
Gmail のスマート作成機能とスマート返信機能は、ユーザーの返信を予測し、時間と労力を節約します。これらの機能は、Apple Mail、Outlook、その他のサードパーティのメール クライアントでは利用できないため、最終的には生産性のコストが高くなります。
Gmail のナッジ機能は、忘れられた返信やフォローアップについてユーザーに通知しますが、これはサードパーティのメール クライアントにはない機能です。また、Gmail は Google カレンダーとシームレスに統合されているため、ユーザーはイベントに返信したり、メールの会話を簡単に会議に変換したりできます。この統合はサードパーティのメール クライアントには存在しません。
Gmail では、Google Chat と Google Meet にワンクリックでアクセスできるため、コンテキストの切り替えが最小限に抑えられ、ドキュメントやタスクの割り当て内でのライブ コラボレーションが容易になります。サードパーティのメール クライアントは、Google Workspace と統合するようには設計されていません。
さらに、Google Workspace Marketplace では、Gmail の機能を拡張するさまざまなアプリケーションが提供されています。Gmail メッセージを Asana タスクに変換したり、SignNow 経由で署名用にファイルを送信したりするなど、Gmail の機能は Apple Mail や Outlook をはるかに上回っています。
Gmail は常に最新の機能とセキュリティ アップデートが適用されており、ソフトウェアのインストールや管理は必要ありません。一方、Apple Mail、Outlook、その他のサードパーティのメール クライアントは定期的なメンテナンスが必要であり、ビジネスの成長に時間を割くことができなくなります。
