Conseils aux administrateurs
TL; DR: Pour optimiser la productivité, la sécurité et la conformité, arrêtez d'utiliser des clients de messagerie tiers. Bloquez immédiatement leur accès dans la console d'administration Google.
Lors de l'intégration des clients Google Workspace, nous rencontrons fréquemment des utilisateurs qui accèdent à Gmail via Outlook, Apple Mail et d'autres applications de messagerie tierces. Cette pratique limite non seulement la productivité, mais expose également les données de l’entreprise à des risques importants.
Pourquoi Gmail est plus sécurisé
Gmail empêche 99.9 % du spam, du phishing et des logiciels malveillants d'atteindre les boîtes de réception. Dans les rares cas où un e-mail malveillant parvient, Gmail alerte les utilisateurs de son danger potentiel. Ces avertissements de sécurité ne sont pas affichés par les clients de messagerie tiers comme Outlook ou Apple Mail, ce qui augmente la vulnérabilité.
De plus, si un utilisateur clique sur une pièce jointe malveillante dans Gmail, celle-ci s'ouvre en toute sécurité dans le cloud, empêchant tout logiciel malveillant ou ransomware d'infecter l'appareil ou les données de l'entreprise. En revanche, les clients de messagerie tiers ouvrent les pièces jointes sur l'appareil de l'utilisateur, où elles peuvent causer des dommages.
Gmail stocke toutes les conversations par courrier électronique dans le cloud, garantissant ainsi que des utilisateurs non autorisés ne pourront pas y accéder en cas de perte ou de vol d'un appareil. Une fois le mot de passe d'un utilisateur modifié ou l'accès révoqué, celui-ci perd l'accès aux messages Gmail. Les clients de messagerie tiers utilisent des protocoles tels qu'ActiveSync, IMAP et POP pour télécharger des messages localement, où ils peuvent être lus par n'importe qui.
Les fonctionnalités de sécurité inhérentes à Gmail en font un choix supérieur par rapport aux clients de messagerie tiers à risque comme Apple Mail et Outlook. Mais ce n'est pas tout : cela augmente également la productivité.
Pourquoi Gmail est plus productif
La gestion du courrier électronique devrait être simple, mais les clients de messagerie tiers prennent souvent beaucoup de temps. Gmail exploite l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique basés sur le cloud pour aider les utilisateurs à gérer leurs e-mails plus efficacement, libérant ainsi du temps pour des tâches plus importantes.
Google Drive Access Checker vérifie automatiquement que les destinataires disposent de l'accès approprié aux fichiers Google Drive joints aux e-mails. Si ce n'est pas le cas, Gmail propose à l'expéditeur une option en un clic pour fournir l'accès. Les clients de messagerie tiers envoient des liens Google Drive sans vérifier l'accès, ce qui entraîne des allers-retours inutiles.
Les fonctionnalités Smart Compose et Smart Reply de Gmail prédisent les réponses des utilisateurs, économisant ainsi du temps et des efforts. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles dans Apple Mail, Outlook ou d'autres clients de messagerie tiers, qui coûtent finalement plus cher en productivité.
Les nudges de Gmail rappellent aux utilisateurs les réponses et les suivis oubliés, une fonctionnalité absente des clients de messagerie tiers. Gmail s'intègre également parfaitement à Google Agenda, permettant aux utilisateurs de répondre à des événements et de convertir des conversations par courrier électronique en réunions sans effort. Cette intégration manque dans les clients de messagerie tiers.
Gmail minimise le changement de contexte en fournissant un accès en un clic à Google Chat et Google Meet, facilitant ainsi la collaboration en direct au sein des documents et des attributions de tâches. Les clients de messagerie tiers ne sont pas conçus pour s'intégrer à Google Workspace.
De plus, Google Workspace Marketplace propose diverses applications pour étendre les fonctionnalités de Gmail. Qu'il s'agisse de transformer un message Gmail en tâche Asana ou d'envoyer un fichier pour signature via SignNow, les capacités de Gmail dépassent de loin celles d'Apple Mail et d'Outlook.
Gmail est toujours à jour avec les dernières fonctionnalités et mises à jour de sécurité, ne nécessitant aucune installation ou gestion de logiciel. D'un autre côté, Apple Mail, Outlook et d'autres clients de messagerie tiers nécessitent une maintenance régulière, ce qui détourne le temps consacré à la croissance de l'entreprise.
