Consejos para administradores
TL; DR: Para optimizar la productividad, la seguridad y el cumplimiento, deje de utilizar clientes de correo electrónico de terceros. Bloquee su acceso en Google Admin Console inmediatamente.
Al incorporar clientes de Google Workspace, frecuentemente nos encontramos con usuarios que acceden a Gmail a través de Outlook, Apple Mail y otras aplicaciones de correo electrónico de terceros. Esta práctica no sólo limita la productividad sino que también pone en riesgo significativo los datos de la empresa.
Por qué Gmail es más seguro
Gmail bloquea el 99.9% del spam, el phishing y el malware para que no lleguen a las bandejas de entrada. En los raros casos en los que llega un correo electrónico malicioso, Gmail alerta a los usuarios de su peligro potencial. Estas advertencias de seguridad no aparecen en clientes de correo electrónico de terceros como Outlook o Apple Mail, lo que aumenta la vulnerabilidad.
Además, si un usuario hace clic en un archivo adjunto malicioso en Gmail, se abre de forma segura en la nube, evitando que cualquier malware o ransomware infecte el dispositivo o los datos de la empresa. Por el contrario, los clientes de correo electrónico de terceros abren archivos adjuntos en el dispositivo del usuario, donde pueden causar daño.
Gmail almacena todas las conversaciones de correo electrónico en la nube, lo que garantiza que usuarios no autorizados no puedan acceder a ellas en caso de pérdida o robo del dispositivo. Una vez que se cambia la contraseña de un usuario o se revoca el acceso, este pierde el acceso a los mensajes de Gmail. Los clientes de correo electrónico de terceros utilizan protocolos como ActiveSync, IMAP y POP para descargar mensajes localmente, donde cualquiera puede leerlos.
Las características de seguridad inherentes de Gmail lo convierten en una opción superior a los riesgosos clientes de correo electrónico de terceros como Apple Mail y Outlook. Pero eso no es todo: también aumenta la productividad.
Por qué Gmail es más productivo
Administrar el correo electrónico debería ser sencillo, pero los clientes de correo electrónico de terceros a menudo hacen que esto requiera mucho tiempo. Gmail aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático basados en la nube para ayudar a los usuarios a administrar los correos electrónicos de manera más eficiente, liberando tiempo para tareas más importantes.
Google Drive Access Checker verifica automáticamente que los destinatarios tengan el acceso adecuado a los archivos de Google Drive adjuntos a los correos electrónicos. Si no es así, Gmail ofrece al remitente una opción de un clic para proporcionar acceso. Los clientes de correo electrónico de terceros envían enlaces de Google Drive sin comprobar el acceso, lo que genera un intercambio innecesario.
Las funciones Smart Compose y Smart Reply de Gmail predicen las respuestas de los usuarios, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Estas funciones no están disponibles en Apple Mail, Outlook u otros clientes de correo electrónico de terceros, lo que en última instancia cuesta más en productividad.
Los empujones de Gmail recuerdan a los usuarios sobre respuestas y seguimientos olvidados, una funcionalidad ausente en los clientes de correo electrónico de terceros. Gmail también se integra perfectamente con Google Calendar, lo que permite a los usuarios confirmar su asistencia a eventos y convertir conversaciones de correo electrónico en reuniones sin esfuerzo. Esta integración falta en clientes de correo electrónico de terceros.
Gmail minimiza el cambio de contexto al brindar acceso con un solo clic a Google Chat y Google Meet, lo que facilita la colaboración en vivo dentro de documentos y asignaciones de tareas. Los clientes de correo electrónico de terceros no están diseñados para integrarse con Google Workspace.
Además, Google Workspace Marketplace ofrece varias aplicaciones para ampliar la funcionalidad de Gmail. Ya sea convertir un mensaje de Gmail en una tarea de Asana o enviar un archivo para firmarlo a través de SignNow, las capacidades de Gmail superan con creces las de Apple Mail y Outlook.
Gmail siempre está actualizado con las últimas funciones y actualizaciones de seguridad, sin necesidad de instalación ni administración de software. Por otro lado, Apple Mail, Outlook y otros clientes de correo electrónico de terceros necesitan un mantenimiento regular, lo que desvía tiempo del crecimiento empresarial.
