Ratschläge für Administratoren
TL; DR: Um Produktivität, Sicherheit und Compliance zu optimieren, verwenden Sie keine E-Mail-Clients von Drittanbietern mehr. Blockieren Sie deren Zugriff sofort in der Google Admin-Konsole.
Beim Onboarding von Google Workspace-Kunden begegnen wir häufig Benutzern, die über Outlook, Apple Mail und andere E-Mail-Anwendungen von Drittanbietern auf Gmail zugreifen. Diese Vorgehensweise schränkt nicht nur die Produktivität ein, sondern gefährdet auch Unternehmensdaten erheblich.
Warum Gmail sicherer ist
Gmail blockiert 99.9 % aller Spam-, Phishing- und Malware-Mails und verhindert, dass diese jemals in den Posteingang gelangen. In seltenen Fällen, in denen eine bösartige E-Mail durchkommt, warnt Gmail die Benutzer vor der potenziellen Gefahr. Diese Sicherheitswarnungen werden von E-Mail-Clients von Drittanbietern wie Outlook oder Apple Mail nicht angezeigt, was die Anfälligkeit erhöht.
Wenn ein Benutzer in Gmail auf einen bösartigen Anhang klickt, wird dieser außerdem sicher in der Cloud geöffnet. So wird verhindert, dass Malware oder Ransomware das Gerät oder die Unternehmensdaten infizieren. E-Mail-Clients von Drittanbietern öffnen dagegen Anhänge auf dem Gerät des Benutzers, wo sie Schaden anrichten können.
Gmail speichert alle E-Mail-Konversationen in der Cloud und stellt so sicher, dass sie bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts nicht von unbefugten Benutzern abgerufen werden können. Sobald das Passwort eines Benutzers geändert oder der Zugriff widerrufen wird, verliert er den Zugriff auf Gmail-Nachrichten. E-Mail-Clients von Drittanbietern verwenden Protokolle wie ActiveSync, IMAP und POP, um Nachrichten lokal herunterzuladen, wo sie von jedem gelesen werden können.
Dank der integrierten Sicherheitsfunktionen ist Gmail eine bessere Wahl als riskante E-Mail-Clients von Drittanbietern wie Apple Mail und Outlook. Aber das ist noch nicht alles – es steigert auch die Produktivität.
Warum Gmail produktiver ist
Das Verwalten von E-Mails sollte mühelos sein, aber E-Mail-Clients von Drittanbietern machen es oft zeitaufwändig. Gmail nutzt Cloud-basierte künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Benutzern dabei zu helfen, E-Mails effizienter zu verwalten und so Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen.
Der Google Drive Access Checker überprüft automatisch, ob die Empfänger über den entsprechenden Zugriff auf Google Drive-Dateien verfügen, die an E-Mails angehängt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet Gmail dem Absender die Möglichkeit, mit einem Klick Zugriff zu gewähren. E-Mail-Clients von Drittanbietern senden Google Drive-Links, ohne den Zugriff zu überprüfen, was zu unnötigem Hin und Her führt.
Die Funktionen „Smart Compose“ und „Smart Reply“ von Gmail sagen die Antworten der Benutzer voraus und sparen so Zeit und Mühe. Diese Funktionen sind in Apple Mail, Outlook oder anderen E-Mail-Clients von Drittanbietern nicht verfügbar, was letztlich zu Produktivitätseinbußen führt.
Gmail erinnert Benutzer mit Erinnerungsnachrichten an vergessene Antworten und Folgemaßnahmen, eine Funktion, die in E-Mail-Clients von Drittanbietern fehlt. Gmail lässt sich außerdem nahtlos in Google Kalender integrieren, sodass Benutzer problemlos auf Ereignisse antworten und E-Mail-Konversationen in Besprechungen umwandeln können. Diese Integration fehlt in E-Mail-Clients von Drittanbietern.
Gmail minimiert den Kontextwechsel, indem es per Mausklick Zugriff auf Google Chat und Google Meet bietet und so die Live-Zusammenarbeit an Dokumenten und Aufgabenzuweisungen erleichtert. E-Mail-Clients von Drittanbietern sind nicht für die Integration mit Google Workspace vorgesehen.
Darüber hinaus bietet der Google Workspace Marketplace verschiedene Anwendungen zur Erweiterung der Funktionalität von Gmail. Ob es darum geht, eine Gmail-Nachricht in eine Asana-Aufgabe umzuwandeln oder eine Datei zur Signatur über SignNow zu senden, die Fähigkeiten von Gmail übertreffen die von Apple Mail und Outlook bei weitem.
Gmail ist immer auf dem neuesten Stand mit den neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates und erfordert keine Softwareinstallation oder -verwaltung. Apple Mail, Outlook und andere E-Mail-Clients von Drittanbietern hingegen müssen regelmäßig gewartet werden, was Zeit vom Unternehmenswachstum abzieht.
